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クラウドシステムで規程を一元管理


新型コロナウィルスへの対策でコーポレートスタッフもテレワークを前提とした働き方が増えてきています。

テレワークでの勤務であったとしても、オフィスでの勤務と違わず、規程や文書を改定・整備されていらっしゃることでしょう。また、コーポレートガバナンスやコンプライアンスが益々重視される中、規程が安全かつ適切に管理されていることを証明することが重要になっています。

本ブログで紹介する「規程管理システム」は、規程の編集・改定・履歴(版)管理、公開など規程管理の社内プロセスをクラウドシステム上で行うことができます。また、規程を管理・運用されるご担当者様の作業負担を軽減する機能として、改定時の新旧対照表の自動作成や複数の規程間の表記揺れの確認やインデントの設定を一括で編集・管理できます。

 

こんなお悩みありませんか?

・社内規程が一元管理できていない

・属人的に規程が管理されていて、版管理ができていない、どれが最新かわからない

・作業する人によって書式やインデントの設定が異なっていたり、表記揺れがあったりする

・関連規程との整合性を取るのが大変

・これまで、規程の改定の際、担当者から承認者への確認依頼や会議での審議は紙で行っている。テレワークが増えた今、オンラインで回付し、ペーパーレスを実現したい。

 

「規程管理システム」ができること

・クラウドシステム上で社内規程を一元管理(版管理も容易に)

・クラウドシステム上にある規程は、いつでもインポート・エクスポートが可能

・インデントルールを一括で設定して、担当者ごとのローカルルールの廃止

・表記揺れがあったとき、複数の規程を一括で修正

・規程を編集・保存すると編集した規程名を本文に含む他の規程を自動表示

・規程の改定プロセスで必要な新旧対照表を自動作成

 

機能の紹介

本ブログでは、規程管理システムの便利な機能を説明したいと思います。

 

1.インデント、条項番号の書式ルールの自動設定

企業様のインデントルール(章、節、条、項、号などの様式)をあわせて設定が可能です。これにより、設定したインデントルールに自動処理され、規程の作成者による様式の不統一を防ぐことができます。

2.表記揺れなど全規程を対象に一括置換

誤用されやすい用字・用語をあらかじめ登録することで、複数の用字・用語を一括で確認、修正ができます。また、組織改編に伴う部門名称変更などによる改定作業も全規程を対象に一括で置換できるため、規程の作成者による様式の不統一や修正漏れを防ぐことができます。

※改定作業を行うと自動的に改定版の規程と新旧対照表が作成されます。

3.引用・関連規程の確認機能

規程を編集・保存すると編集した規程名が含まれている関連規程を自動で一覧表示します。また、規程本文に含まれる別規程または関連する規程を任意で選択することで、規程本文の下部に一覧表示できます。規程の改定時に、関連した規程の確認と場合によっては参照条数等の修正が必要になりますが、本機能を活用することで未確認や修正漏れを防ぎます。

4.新旧対照表を自動作成

規程の改定時に社内会議資料や説明資料として作成される「新旧対照表」がボタン1つで自動作成され、作業時間が大幅に軽減できます。

5.規程のインポート・エクスポートがいつでも可能

既存規程の取り込み(Microsoft Word)やクラウドシステム上にある規程をいつでもRTF出力できます。

6.業務分掌により権限設定

規程を主管する部門・担当者別や規程を統括する部門など社内の権限に合わせた設定ができるため、規程の改定から公開までの業務フローをクラウドシステム上でスムーズに行えます。

 

 

BREEZEでは、企業様の更なる成長をサポートするため、社内規程の整備に向けたサービスを提供しております。企業様の規模などから標準的に備えるべき規程のテンプレートの販売や規程の改定作業をサポートしております。

 

本サービスは、更なる成長に備え、管理体制の整備、ガバナンスの強化を実現したいと考えておられる企業様にお役立ていただけますと幸いです。2020年7月末まで1ヶ月間の無料トライアルを実施しております。弊社よりトライアル環境を提供しております。ご興味のある方は、お気軽にご相談ください。

 

 

※本サービスを提供している株式会社システムディはBREEZE株式会社のパートナー企業であり、弊社は本サービスの販売代理店です。

 

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