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ルールとツールで在宅勤務をより円滑に。BREEZEでの事例をご紹介します


著者/福田さやか
BREEZE株式会社 HRコンサルタント

BREEZE株式会社のHRコンサルタント、福田さやかです。家庭の事情で私が在宅勤務を開始して、はや1年。このタイミングの記事として、私が在宅勤務を実践する中で行っている工夫や、活用しているツールをご紹介します。

 

集中・効率アップの工夫、コミュニケーションの工夫

私は在宅勤務を始める前、他社ですでに在宅勤務を実践されている方にその「働き方」の実情をお伺いしました。そこで印象的だった言葉が、「オンオフの切り替えが難しい。『オン』への切り替えが難しいと一般には思われていると思うが、実は『オフ』への切り替えのほうが特に難しい」というもの。確かに在宅勤務だと、昼夜関係なく仕事ができてしまう環境になり、「1人ブラック企業」になりかねません。

何か自分なりのルールを作らなければ……と思い、私は家で仕事に集中できるよう個人的にいくつかのルールを定めることにしました。

  1. 業務時間中は原則としてトイレ以外自室(仕事専用スペース)から出ない
  2. 休憩時間以外は個人のスマホは少し離れたところに置く
  3. 静かな音楽をかける(歌詞が頭に入ってこないように洋楽をかけています)
  4. 休憩時間はきちんととる
  5. 報告相談はオフィスにいるときよりも意識して多めに行う

その他、会社にも協力してもらい、社内運用を以下のように定めました。

① 簡単なホウレンソウはLINEで
「ホウレンソウをLINEでやるなんて失礼だ」という意見があるかもしれません。ですが、履歴として残す必要のない簡単な内容であれば、LINEで十分という考え方もできるのでは
ないでしょうか?BREEZEではその時の状況によって、メールとLINEといった連絡手段を変えることで、できるだけ情報共有の手間を省くようにしています。

② 業務時間中は常にSkypeをONにする
必要に応じ、オフィスの社員と連絡がすぐに取れるようにしています。執務エリアで、「今ちょっといい?」とお互い声をかけられる感覚にできるだけ近づけ、密なコミュニケーションがとれるようにしています。

③ 始業・終業を電話や電子メール、LINEなどで管理者に報告する
打ち合わせのないときにでもちょっとした報告やコミュニケーションの機会になるよう、毎日始業時と終業時は、原則電話で管理者や社内メンバーへ報告をするようにしています。私自身も、この報告によってオンオフのスイッチを切り替えるようにしています。

④ 作業予定は公開スケジュールに登録する
会社の公開カレンダーに自身の作業予定を登録することで、空いている時間が社内の誰でも把握できるようにしています。同じ執務エリアにいたらわかるような空気感をオンラインでも実現できるようにしています。

在宅勤務に便利なツールをご紹介します

在宅勤務の最大(?)の課題となるコミュニケーション不足。実はこれを補うツールは世の中に数多くリリースされています。その中から、現在BREEZEが実際に活用しているツールの一部を紹介します。
① Chatwork
メールでのコミュニケーションは、文面や構成を考えたりとけっこう時間がかかってしまいがちです。この時間を短縮するために、Chatwork上で会社のグループを作成し、簡単な共有はグループチャット上で行っています。在宅勤務・テレワークのツールとしてよく名前が上がる「Slack」も今後試してみる予定です。

②Skype
言わずと知れたビデオ会議ツールです。事前に個人アカウントを作成し、連絡先を交換しておく必要があります。お客様との打ち合わせにSkypeを使用することも。

② Zoom
Skypeが個人アカウント同士の「ビデオ電話」であるのに対し、「Web会議」に焦点をあてたツールが「Zoom」です。個人アカウントの作成は不要で、Web上の会議室への招待メールに記載されているURLをクリックし、Zoomをインストールすることで会議へ参加することができます。
※ ②、③いずれも画像共有機能や共有画面のスクリーンショット機能があります。

④ボイスワープ
NTTが提供する電話転送サービスです。ひかり電話の場合は、月額500円(※2019年2月現在)で使用でき、社外から電話転送を開始・停止することも可能です。

⑤G-suite
Googleが提供するビジネス向けのツールパッケージサービスです。Googleドライブを使用し、クローズドな環境でファイル共有ができるほか、Googleカレンダーで予定を共有しています。

⑤ Web会議マイクスピーカー
会議中の話し手の声を自動的に検知し、集音してくれる機能やノイズキャンセル機能がついたスピーカーフォンです。BREEZEでは、eMeetというマイクスピーカーを使っています。シンプルなデザインが個人的にお気に入りです。

現在使用中のツールにこだわらず、今後も様々なツールを試していく予定です。

在宅勤務はまずトライアルから

在宅勤務を応援する多くのツールや企業への助成金もある一方、労働時間の管理、評価、モチベーション管理、コミュニケーション、情報セキュリティ、労災、費用負担の問題など、様々な課題や注意点があるのも事実。しかしそれらには、会社の風土にあった解決方法がきっとあるはずです。いきなりすべての制度を整えようとせず、少数の希望者を対象に月に1回~数回程度のトライアルから始めて、少しずつ課題を洗い出しながら、その適用範囲を拡大していくことが在宅勤務制度導入の成功・定着のカギだと考えています。

BREEZEでも、私の在宅勤務をきっかけに、上司・同僚たちもまずは月1回程度から在宅勤務を実際に行い、在宅勤務のメリット・デメリットを体感してみようという試みが始まりました。社員自らがメリット・デメリットを実体験することによって、双方にとってよりよい運用にしていきたいと考えています。BREEZEでは、私たちの実体験を元にお客様企業で取り組む在宅勤務の制度準備のお手伝いしています。ぜひ、お気軽にお問合せください。

次回の担当ブログでは、在宅勤務制度の整備に関する各種助成制度をご紹介します。

 

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